Comment gagner du temps avec InDesign ?

Inexorablement, les secondes s’égrainent, les minutes filent, les heures s’écoulent…Le client attend son BAT. Probablement, des modifications viendront. Il faudra corriger, renvoyer un BAT, produire les PDFs haute déf, les envoyer à l’imprimeur qui peut-être vous le renverra pour modification lui aussi. Dans un bon jour, les allers-retours ne seront pas trop nombreux, la production sera pas trop longue, le niveau de stress acceptable. Le reste du temps, vous vous êtes habitués à évoluer bon gré mal gré dans un climat de crise, en exécutant le plus mécaniquement possible des tâches hautement répétitives et en faisant des heures supplémentaires et du Guronsan les bases de votre production. Pourtant…

Il existe aujourd’hui des solutions pour retrouver une productivité pacifiée et des collaborateurs sereins. Le premier remède repose sur une meilleure utilisation d’InDesign. Le second requiert l’utilisation de scripts. Le dernier propose de faire appel à des plug-ins. L’association de ces traitements loin d’être contre-indiquée aura certainement pour effets secondaires une envolée de votre productivité, une forte diminution des allers-retours avec vos clients et vos prestataires et le choix du traitement à vie.

Pour une remise d’ordonnance, c’est par ici :

A) Exploiter InDesign, vraiment…

Avec la mise en place de l’abonnement Creative Cloud, les détenteurs d’une licence InDesign Creative Cloud peuvent disposer de mises à jour régulières avec chacune leur lot de nouvelles fonctionnalités dont l’historique est consultable ici : http://www.adobe.com/fr/products/indesign/features.html

Pourtant, il n’est pas rare que les utilisateurs ne prennent pas la mesure de ces évolutions et continuent à manipuler InDesign comme ils le font depuis plusieurs versions boudant ainsi des fonctionnalités qui pourraient considérablement réduire leur temps de production.

C’est un peu comme disposer de la climatisation dans sa voiture mais continuer à ouvrir la fenêtre pour s’aérer.

Il ne s’agit pas de jeter la pierre aux uns ou aux autres. Lorsque les impératifs de production vous somment de sortir vos documents en temps et en heure, la tentation est grande de faire « comme on sait faire » et de ne pas se risquer au dehors. C’est une attitude logique mais contre-productive à terme. Une meilleure connaissance de l’outil peut ainsi permettre de travailler plus vite et de se redonner de l’air.

Voici quelques fonctions anciennes ou plus récentes qui doivent vous interroger si vous les ignorez encore :

GREP

Le panneau de recherche GREP reste encore passablement ignoré de nombre de graphistes. Pourtant son utilisation basé sur les expressions régulières est fondamentale pour qui a besoin de chercher des contenus variables. Voici un exemple :

Imaginons un annuaire contenant des milliers de numéros de téléphone. Actuellement, tous les numéros sont indiqués sous la forme « 01.23.45.67.89 ». Votre client souhaite maintenant que chaque numéro commence par +33 (0)… Avec GREP, cette opération devient enfantine.

L’expression 0(\d(\.\d{2}){4}) nous permet ici de pointer
tous les numéros de téléphone en une fois.

STYLES GREP

Si vous avez écarquillé vos yeux tout ronds au sujet de GREP, les styles GREP seront encore plus énigmatiques. Remarquez que vous pouvez connaître GREP et avoir soigneusement évité de recourir aux styles GREP. Et pourtant les styles GREP peuvent là aussi vous permettre de mieux travailler en réduisant les efforts d’application de styles de caractères.

Traditionnellement, vous créez des styles de paragraphe et de caractère puis appliquez les styles idoines aux contenus. Avec les styles GREP, vous réduisez le nombre d’étapes. Par exemple, soit le texte suivant :

Mon numéro : 01.23.45.67.89. Note-le bien !

Imaginons que le numéro doit être graissé et coloré. Les styles GREP vont vous permettre de forcer l’application d’un style de caractère à tout motif présent dans le texte auquel est appliqué le style de paragraphe.

Un style GREP conditionne l’application du style de caractère
à la correspondance d’une expression régulière.

L’intérêt est qu’il est ainsi aisé de changer de style appliqué, de motifs sans avoir à courir dans tout le document.

ÉTENDUE DE COLONNES

Si vous continuez à utiliser plusieurs blocs pour différencier vos chapeaux de vos articles, sachez que ce n’est plus utile. L’option « étendue de colonnes » vous permet de placer un paragraphe à cheval sur plusieurs colonnes au sein d’un même bloc. Vous n’avez plus besoin de jongler entre plusieurs blocs en cas de changement éditoriaux !

ETC.

Nous pourrions lister ici des dizaines et des dizaines de fonctionnalités. Nous en avons retenu quelques une pour vous montrer comment de simples fonctionnalités peuvent vous faire gagner déjà un temps précieux. N’hésitez donc pas à remettre en cause vos pratiques. Si vous le souhaitez, nous pouvons réaliser un audit sur vos méthodes de travail ou organiser une formation pour parfaire votre maîtrise d’InDesign et ainsi gagner du temps en production.

B) Utiliser des scripts

Que ceux qui utilisent InDesign et répètent inlassablement les mêmes opérations chaque jour lèvent le doigt. Savez-vous que des automates peuvent travailler pour vous ? Exemple type : J’importe du word, et c’est parti pour la ronde des « Rechercher/Remplacer ». Rechercher plusieurs espaces, remplacer par une…Suivant !

SCRIPTS PAR DEFAUT

Et dire que pas plus loin que dans le menu « Fenêtre » se trouve un menu « Utilitaires », lequel abrite un panneau « Scripts », scripts qui une fois exécutés pourront diviser votre temps de travail dans des proportions conséquentes. Prenez par exemple le script « FindChangeByList » disponible par défaut dans le sous-dossier « Application/Samples/JavaScript ». Ce programme va vous permettre d’enchaîner les requêtes de rechercher/remplacer (texte, grep, objet). Imaginez donc, un clic et des dizaines de rechercher/remplacer effectués en une fois. Qui dit mieux ?

DÉVELOPPEMENT SUR-MESURE

Les scripts sont personnalisables et peuvent couvrir un large spectre d’opérations : exports de fichiers nomenclaturés, modification des documents, injection de contenus…Toute opération que vous répétez inlassablement a vocation à être automatisée !

Vous ne trouvez pas de script qui vous convienne ? Contactez-nous pour nous faire part de vos besoins.

C) Utiliser des plug-ins

La productivité peut se gagner aussi à l’aide de plug-ins commerciaux. Nous vous présentons ci-après une sélection.

CATALOGUES, TABLEAUX

Si vous produisez de nombreux documents structurés comme des catalogues, des fiches produits ou des notices techniques, un logiciel comme EasyCatalog est redoutable. A partir de fichiers Excel, CSV, XML ou même en vous connectant à un base de données, vous générez l’intégralité de votre document dans des temps records. Si EasyCatalog peut paraître cher à certains, les gains de productivité constitueront un R.O.I appréciable !

EXPORT DE FICHIERS

Si à contrario, vous avez besoin d’exporter une grande variété de fichiers avec des formats différents, des nomenclatures spécifiques, des paramètres particuliers, jetez un œil sur Axaio MadeToPrint. MadeToPrint fonctionne aussi sur la base de hotfolders. A moins que vous ayez envie de continuer à exporter vos fichiers manuellement ?

CONTROLE ET SOUMISSION

Les échanges agence/imprimeur peuvent parfois virer au cauchemar. Problèmes colorimétriques, absences de polices, images de trop faibles résolutions, profil PDF non conforme…Si InDesign propose désormais une fonction de preflight, le mieux est encore d’utiliser un outil qui mettra tout le monde d’accord. Avec la suite Connect d’Enfocus, les graphistes ne se préoccupent plus de savoir comment exporter leur PDF où plutôt comment s’assurer que leur PDF répondra aux attentes de l’imprimeur. Quant à ces derniers, ils recevront alors des PDFs certifiés selon leurs propres profils et pourront alors imprimer ces fichiers en toute sécurité.

C’est typiquement en chassant ce type d’aller-retour inutile que l’on augmente sa productivité. Pour plus d’informations sur ces produits, contactez-nous.

D) Conclusion

Gagner du temps en production impose donc de repenser ses méthodes de travail. S’il est confortable de se lover dans ses acquis, il est aussi utile de se remettre  en cause. En jeu, des gains de productivité à tous les étages. Commencez par découvrir toutes ces nouveautés. Peut-être la plupart d’entre elles vous seront d’aucune utilité au quotidien mais il en suffit d’une pour changer votre existence, radicalement !

Les scripts sont des outils incroyables. Ils ne rechignent jamais, peuvent même s’exécuter dans les temps morts de l’entreprise et être configurés pour répondre au moindre de vos besoins. Gardez en tête que si la plupart des scripts sont gratuits ou bon marché, un développement sur-mesure peut lui être plus onéreux dans la mesure ou ce dernier à été pensé pour vous.

Pour les scripts comme pour les plug-ins, ne vous focalisez pas sur le prix mais sur le R.O.I. Calculez le coût opérateur pour un tâche répétitive donnée et multipliez-là par le nombre d’heures, de jour, d’années. Votre investissement ne vous paraîtra peut-être plus si important au regard de vos coûts actuels. Dans tous les cas, discutons-en !