Choisir entre import XML et Fusion de données ?

Lors d’une présentation à l’InDesign User Group de Paris, un spectateur m’interpelle avec une question somme toute anodine : « Comment choisir entre import XML et fusion de données ? ». Grande question à laquelle je me suis efforcé de répondre dans un temps très court. Je profite de ce blog pour essayer de développer mon propos et vous apporter des éléments de réponse qui je l’espère, vous aideront dans votre choix.

La question du contexte

Tout dépend évidemment de votre projet de mise en page, de vos impératifs de mise en forme et de la nécessité de pouvoir identifier vos données. Il faut compter aussi sur la capacité de votre client à produire un fichier de données pour tel ou tel format. Un fichier XML ne se rédige pas manuellement, il est extrait d’un outil spécifique (Base de données SQL, Access, FileMaker…).

Si votre client ne dispose pas de ces outils et ne peut ou ne veut investir, votre expérience avec XML risque de s’arrêter avant même de commencer. De même que certains clients ne jurent que par des tableaux Excel si joliment mis en forme et bardés de formules, filtres et autres fioritures made in Microsoft Office et si aléatoirement extractible au format CSV.

Oubliez l’export XML depuis Excel qui ne vous sera d’aucune utilité. Avec un peu de chance, vous récupérerez un fichier CSV exploitable. Préférez plutôt l’export au format « texte séparé par une tabulation ». Ce format est parfaitement assimilé par InDesign et vous évitera bien des errements liés à des virgules mal placées. Et si vous voulez vraiment jouer avec XML, utilisez notre script CSV2XML dans notre rubrique Téléchargements. Vous n’êtes donc pas démunis mais vous vous retrouvez au point de départ : comment choisir entre XML et Fusion de données ?

Cartes de visites, publipostage ?

Optez pour la fusion de données ! C’est prodigieusement simple à formater. Quelques balisages et hop! En quelques secondes, vous abattez votre campagne de publipostage sur vos 2500 entrées. Quelques minutes de contrôle et un export PDF plus tard, le tour est joué ! Cartes de visite, publipostage, courriers en-têtes se prêtent parfaitement à la fusion de données.

Tableaux, annuaires ?

La fusion de données n’est pas adaptée nativement aux tableaux et annuaires. Si vous avez besoin de générer de tels documents, n’hésitez pas à tester nos scripts dédiés comme CSV2TABLE ou InlineMerge. Si cela ne suffit toujours pas, il va falloir songer à utiliser l’injection XML.

Catalogues, fiches-produits ?

Adieu la fusion de données ou alors opter pour des plug-ins dédiés capable d’en étendre les possibilités. Il est peut-être temps de se tourner vers l’XML.
La préparation d’un gabarit XML est généralement bien plus lourde qu’un modèle de document destiné à la fusion de données. Même si InDesign permet de marquer les blocs avec des balises XML à la Fusion de données, l’analogie s’arrête là. Pour obtenir de véritables flux s’écoulant sur plusieurs pages, il faut mettre en place une logique bien particulière basée sur l’usage de blocs chaînés.

In fine, il est fort probable que la structure du fichier XML diverge de vos besoins. A ce stade, il vous reste deux options :

• Harceler le développeur en charge de l’export XML pour qu’il s’adapte à vos contraintes (bon courage 🙂 )
• Recourir au langage XSLT pour conformer vos XML entrants à la structure de votre document XML

Oui tout cela est bien complexe, mais votre mise en page aussi alors…:D

Mise à jour

Si la mise à jour des données est un paramètre critique de votre projet, oubliez tout de suite la fusion de données. Cette technologie est à sens unique. Une fois son travail terminé, elle vous génère un fichier contenant tous vos enregistrements mais n’a pas la moindre idée de ce que contient votre fichier. Autrement dit, même si une entrée est modifiée dans le CSV, InDesign est incapable d’aller retrouver la donnée générée et de l’actualiser. Vous êtes bon pour relancer votre fusion de données.

L’import XML permet à contrario de conserver une connexion entre donnée et emplacement de la donnée. Si vous choisissez l’option « Importer comme lien », vous aurez même droit à un petit warning dans la palette des liens. Un simple clic sur « Mettre à jour le lien » va recharger l’XML en toute discrétion. En même temps, il ne faut pas fantasmer sur la mise à jour d’un fichier XML. En cas de changement dans la structure XML, InDesign va recomposer tout votre document et vous n’aurez pas assez de deux mains pour compter les dégâts. Réservez cette option pour des modifications qui affectent seulement le contenu d’une balise et non la structure.

Conclusion

La fusion de données est un outil diaboliquement efficace qui conviendra parfaitement à des structures simples. Il est possible de profiter de la simplicité d’utilisation de la fusion et de l’étendre à d’autres usages grâce à nos scripts. A contrario, si votre mise en page est complexe ou si elle contient des paramètres conditionnels de type ( si X alors Y ), optez pour une combinaison XML/XSLT ou un plugin dédié à la mise en forme de données structurées.

Quant aux limites intrinsèques de ces technologies, il est possible de s’en affranchir grâce au scripting. J’expérimente en ce moment une mise en page automatisée basée sur une combinatoire entre éléments de librairie et scripting. Les données clients me parviennent toujours sous forme d’un fichier XML. Cependant, je n’utilise pas l’injection XML d’InDesign. Je me contente de lire le fichier XML et d’injecter les données automatiquement dans les zones appropriées. Quel intérêt de « refaire » un processus d’injection alors qu’InDesign ne demande qu’à digérer votre fichier XML ? Le gain de temps en préparation de mon fichier InDesign !

Voilà, j’espère que cette discussion vous aidera à y voir plus clair dans le choix de vos outils et bon courage à tous ! Si vous décidez que vous avez besoins de conseils plus avancés pour votre projet, contactez-nous !

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